Logo f5c.vn
  • Video
  • Dịch vụ khách hàng
  • Danh mục
      • Thiết bị vệ sinh công nghiệp
      • Xem thêm
      • Máy giặt - Là công nghiệp
      • Máy hút bụi công nghiệp
      • Máy phun rửa áp lực cao
      • Máy chà sàn
      • Máy làm sạch
      • Hóa chất công nghiệp
      • Xe - Máy quét rác
      • Thùng rác
      • Xe làm vệ sinh
      • Dụng cụ vệ sinh
      • Biển Báo
      • Phụ kiện thay thế
      • Thiết bị Nhà hàng - Khách sạn
      • Máy - Thiết bị công nghiệp
      • Xem thêm
      • Quạt công nghiệp
      • Thiết bị đo lường
      • Máy nén khí
      • Máy cầm tay
      • Máy hàn
      • Thiết bị garage ôtô
      • Thang Nhôm
      • Máy xây dựng
      • Thang dây thoát hiểm
      • Máy bơm
      • Máy phát điện công suất lớn
      • Máy làm sạch bằng đá khô
      • Thiết bị công nghiệp khác
      • Điện máy - Gia dụng
      • Xem thêm
      • Điện lạnh
      • Máy giặt gia dụng
      • Xử lý ẩm
      • Thiết bị y tế
      • Quạt dân dụng
      • Máy đánh giày
      • Máy lọc không khí
      • Thiết bị phòng tắm
      • Thiết bị bếp gia dụng
      • Cây nước
      • Máy phát điện dân dụng
      • Máy hút bụi dân dụng
      • Bình bọt tuyết rửa xe
      • Thiết bị siêu thị - cửa hàng
      • Xem thêm
      • Máy in nhãn
      • Máy bán hàng POS
      • Máy đếm tiền
      • Máy in Mã vạch
      • Máy in thẻ nhựa
      • Máy in hóa đơn (bill)
      • Máy đọc mã vạch
      • Ngăn kéo đựng tiền
      • Thiết bị kho quỹ
      • Cổng an ninh siêu thị
      • Giá kệ siêu thị
      • Phụ kiện - Vật tư
      • Thiết bị văn phòng
      • Xem thêm
      • Máy hủy tài liệu
      • Máy cắt Decal
      • Máy ép plastic
      • Phụ kiện
      • Thiết bị bếp công nghiệp
      • Xem thêm
      • Thiết bị bếp
      • Thiết bị bảo quản
      • Thiết bị bếp Inox
      • Máy chế biến thực phẩm
      • Thiết bị làm bánh
      • Máy làm lông gà, vịt
      • Máy nông nghiệp
      • Xem thêm
      • Máy cắt cỏ
      • Máy làm đất
      • Máy gieo trồng
      • Thiết bị diệt côn trùng
      • Máy thu hoạch
      • Máy xử lý môi trường
      • Dụng cụ làm vườn
      • Máy ép nước mía
      • Máy ấp trứng
      • Máy chế biến thức ăn chăn nuôi
      • Máy làm nấm
      • Thiết bị an ninh
      • Xem thêm
      • Thẻ cảm ứng
      • Camera giám sát
      • Bộ đàm
      • Máy chấm công
      • Báo động
      • Báo cháy
      • Chuông cửa có hình
      • Khóa điện tử
      • Phần mềm quản lý an ninh
      • Phụ kiện
      • Tủ an toàn -Két sắt
      • Bảo hộ lao động
      • Hàng thanh lý - Giảm giá
      • Xem thêm

    • Đăng ký
    • Đăng nhập
  • Giỏ hàng (0)
Logo f5c mobile
Đăng nhập
× Thiết bị vệ sinh công nghiệp Máy - Thiết bị công nghiệp Điện máy - Gia dụng Thiết bị siêu thị - cửa hàng Thiết bị văn phòng Thiết bị bếp công nghiệp Máy nông nghiệp Thiết bị an ninh Hàng thanh lý - Giảm giá
☰
  • Trang chủ ›
  • Tin tức và sự kiện ›
  • 10 nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp có thể bạn chưa biết
Danh mục bài viết
   Tin tức và sự kiện    video    Giường xếp - Ghế xếp    Máy tạo ẩm    Tuyển dụng    Phương thức thanh toán    Hướng dẫn mua hàng    Giới thiệu về F5C.VN    Chính sách chung    Dịch vụ

10 nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp có thể bạn chưa biết

Lượt xem: 2193
Nhiều người trong chúng ta có thể nhận hàng trăm email mỗi ngày và đều đặn trả lời gần như không sót. Tuy nhiên, theo Barbara Patcher, tác giả quyển sách “The Essentials Of Business Etiquette”, hiện vẫn còn rất nhiều người không hề biết sử dụng email một cách hợp lý nhất. 10 quy tắc dưới đây sẽ giúp phong cách sử dụng email của bạn chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
 
 

1. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
  • Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
  • Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
  • Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
  • Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
  • Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn
  • Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

2. Sử dụng email đúng dịp

  • Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:
  • Nội dung liên lạc cần được lưu lại
  • Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
  • Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
  • Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
  • Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

 

3. Quy luật chung cho nội dung email
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
  • Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
  • Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
  • Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
  • Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”
  • Cách hàng giữa các ý
  • Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể
  • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
  • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

 

4. Viết Subject có ý nghĩa
 
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
- Subject tồi:
  • Quick question (câu hỏi nhanh)
  • Important, read now (quan trọng, đọc ngay)
- Subject tốt:
  • Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)
  • Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được
 

5. Trình bày rõ ràng

Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn

  • Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”
  • Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
  • Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
  • Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”
  • Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

 

6. Tránh gửi attachment
Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung emailđể người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.
Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.
 
 
7. Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận tủ mạng. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác
  • To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
  • Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
  • Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

 

8. Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :
«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»
 
 
9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy emailcho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn
 
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ
 
 
10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng
Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.
Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.
Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp
  • Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn
  • Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc
  • Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ
  • Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp
  • Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

 

Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.
 
 
 

 

Bài viết liên quan
  • Xe quét rác , bụi chuyên dùng cho sân cầu lông, pickleball
  • Cách Sử Dụng Máy Cắt Cỏ Cầm Tay An Toàn, Hiệu Quả
  • Sửa Chữa Máy Cắt Cỏ Đơn Giản Ngay Tại Nhà
  • Dịch vụ sửa chữa máy cắt decal chuyên nghiệp
  • Máy in thẻ nhựa và ứng dụng
Giới thiệu F5 Corp
  • Giới thiệu chung
  • Bán hàng cùng F5
  • Tin khuyến mại mới
  • Tuyển dụng
  • Video
Hướng dẫn mua hàng
  • Tư vấn hoặc tìm kiếm sản phẩm
  • Quy trình đặt hàng
  • Thanh toán
  • Giao và nhận hàng
  • Tại sao chọn mua hàng Online
Phương thức thanh toán
  • Chuyển khoản công ty
  • Thanh toán khi nhận hàng (COD)
  • Qua thẻ ATM - Cá nhân
  • Qua thẻ tín dụng - Ghi nợ
Cam Kết
  • Bảo hành, bảo trì
  • Bảo mật thông tin
  • Đổi trả hàng
  • Chăm sóc khách hàng
Chính sách chung
  • Chính sách đổi trả hàng
  • Bảo mật thông tin
  • Chính sách vận chuyển
  • Chính sách bảo hành, bảo trì tại F5C
  • Hướng dẫn mua hàng
  • Giới thiệu F5 Corp
  • Cam Kết
  • Phương thức thanh toán
  • Chính sách chung
Chấp nhận thanh toán Tiền mặt Internet Banking Master Card Visa

TRỤ SỞ HÀ NỘI ( Map )

560 Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 0932168866 | Tel: +84-24-35640558

Email: info@f5pro.vn


CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH ( Map )

248 Hoàng Hoa Thám, P.12, Q.Tân Bình

Hotline: 0975236688 | Tel: +84-28-38132181

Email: sale@f5pro.vn


CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG ( Map )

36 Kiều Oánh Mậu, Hoà Minh, Liên Chiểu, Đà Nẵng

Hotline: 0935666443 | Tel: +84-236-3889982

Email: info@f5pro.vn


DMCA.com Protection Comodo SSL Bộ công thương

Bản quyền thuộc Công ty CP Công nghệ F5

Đóng
So sánh
Miền bắc 0932 168 866
Miền trung 0935 666 443
Miền nam 097 523 6688